Trong thực tế, việc nhân viên dùng tiền hoặc tài khoản cá nhân để thanh toán hộ công ty xảy ra khá thường xuyên: mua vật tư gấp, đặt vé máy bay, khách sạn, thanh toán chi phí công tác, mua hàng online hoặc trả phí dịch vụ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ lấy hóa đơn rồi hoàn tiền cho nhân viên mà không xây dựng hồ sơ phù hợp, khoản chi có thể gặp rủi ro khi xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Năm 2026, vấn đề này càng cần được kiểm soát cùng quy định về thanh toán không dùng tiền mặt tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.
👤 1. NHÂN VIÊN CÓ ĐƯỢC THANH TOÁN HỘ CÔNG TY KHÔNG?
Doanh nghiệp có thể phát sinh trường hợp ủy quyền cho người lao động thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ bằng phương thức không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động theo quy định và hồ sơ phù hợp.
Điểm quan trọng là phải thể hiện được nhân viên đang thanh toán thay cho doanh nghiệp, chứ không phải thực hiện một giao dịch cá nhân rồi sau đó đưa hóa đơn về công ty.
👉 Vì vậy, doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế thanh toán hộ ngay trong quy chế tài chính, quy chế tạm ứng – hoàn ứng hoặc văn bản ủy quyền.
📄 2. HÓA ĐƠN NÊN THỂ HIỆN THÔNG TIN CỦA DOANH NGHIỆP
Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua phục vụ công ty và thuộc trường hợp người bán phải lập hóa đơn cho doanh nghiệp, hóa đơn cần được lập với thông tin người mua phù hợp theo quy định, thay vì mặc định lấy hóa đơn mang tên cá nhân nhân viên.
🧾 Việc nhân viên là người trực tiếp trả tiền không có nghĩa nhân viên trở thành bên mua thực tế. Hồ sơ cần thể hiện rõ doanh nghiệp là bên sử dụng hàng hóa/dịch vụ – nhân viên chỉ thực hiện việc thanh toán thay.
📝 3. CẦN CÓ CĂN CỨ ỦY QUYỀN HOẶC QUY ĐỊNH NỘI BỘ
Đây là một trong những tài liệu quan trọng giúp giải thích tại sao tiền lại đi từ tài khoản cá nhân của nhân viên đến nhà cung cấp.
Doanh nghiệp có thể quy định việc thanh toán hộ trong quy chế tài chính hoặc quy chế thanh toán nội bộ, hoặc lập văn bản ủy quyền phù hợp cho từng trường hợp.
Nội dung nên xác định được người được thanh toán hộ, mục đích, phạm vi khoản chi, cách thức thanh toán và nguyên tắc hoàn trả.
🏦 4. PHẢI LƯU CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN ĐÃ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
Nếu nhân viên dùng tài khoản cá nhân để thanh toán, doanh nghiệp nên lưu ủy nhiệm chi, xác nhận giao dịch, sao kê hoặc chứng từ ngân hàng thể hiện khoản tiền từ người lao động đến nhà cung cấp.
Đây chính là bằng chứng quan trọng để chứng minh khoản tiền trên hóa đơn đã thực sự được thanh toán.
⚠️ Chỉ có ảnh chụp màn hình chuyển khoản không đầy đủ thông tin đôi khi sẽ khó đối chiếu. Kế toán nên lưu chứng từ thể hiện được người chuyển, người nhận, số tiền, thời gian và nội dung giao dịch.
💰 5. DOANH NGHIỆP HOÀN TIỀN CHO NHÂN VIÊN CŨNG PHẢI CÓ CHỨNG TỪ
Sau khi nhân viên thanh toán hộ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hoàn ứng/hoàn trả và lưu chứng từ tương ứng.
Đặc biệt với khoản chi thuộc diện phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, kế toán cần kiểm tra cả dòng tiền từ doanh nghiệp hoàn lại cho người lao động theo quy định áp dụng cho trường hợp thanh toán hộ.
📌 Vì vậy, đừng chỉ kiểm tra:
NHÂN VIÊN → NHÀ CUNG CẤP
mà cần kiểm tra đầy đủ:
DOANH NGHIỆP → NHÂN VIÊN → NHÀ CUNG CẤP
và liên kết các khoản tiền này với cùng một giao dịch.
💳 6. ĐẶC BIỆT LƯU Ý CÁC KHOẢN TỪ 5 TRIỆU ĐỒNG TRỞ LÊN
Theo quy định về thuế TNDN hiện hành, đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ những trường hợp pháp luật quy định riêng.
🚨 Do đó, với các khoản thanh toán hộ từ ngưỡng này trở lên, kế toán càng không nên xử lý đơn giản theo cách nhân viên trả tiền → lấy hóa đơn → công ty đưa tiền mặt lại cho nhân viên mà không kiểm tra điều kiện thuế.
🧾 7. BỘ HỒ SƠ THANH TOÁN HỘ NÊN CÓ NHỮNG GÌ?
Tùy từng giao dịch, doanh nghiệp nên chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm:
✔️ Đề nghị mua hàng/đề nghị thanh toán hoặc quyết định cử đi công tác;
✔️ Quy chế tài chính, quy chế tạm ứng – hoàn ứng hoặc văn bản ủy quyền phù hợp;
✔️ Hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc tài liệu liên quan đến giao dịch;
✔️ Hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
✔️ Biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc tài liệu chứng minh hàng hóa/dịch vụ thực tế;
✔️ Chứng từ nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp;
✔️ Giấy đề nghị thanh toán/hoàn ứng;
✔️ Chứng từ doanh nghiệp hoàn trả tiền cho nhân viên;
✔️ Hồ sơ hạch toán và theo dõi công nợ/tạm ứng.
👉 Không phải giao dịch nào cũng cần tất cả tài liệu giống nhau. Hồ sơ cần được xây dựng phù hợp với bản chất và quy mô của khoản chi.
⚠️ 8. NHỮNG TRƯỜNG HỢP DỄ PHÁT SINH RỦI RO
Doanh nghiệp nên đặc biệt rà soát nếu xảy ra tình trạng hóa đơn mang thông tin công ty nhưng tiền được chuyển từ một cá nhân không liên quan; nhân viên thanh toán nhưng không có căn cứ ủy quyền; công ty hoàn tiền bằng tiền mặt đối với khoản cần kiểm soát thanh toán không dùng tiền mặt; số tiền hoàn lại khác số tiền nhân viên đã trả; hoặc khoản chi không chứng minh được phục vụ hoạt động kinh doanh.
Một giao dịch càng có nhiều người trung gian thanh toán thì dòng tiền và hồ sơ càng phải rõ ràng.
🔎 9. ĐỪNG ĐỢI CUỐI NĂM MỚI LÀM HỒ SƠ THANH TOÁN HỘ
Nếu công ty thường xuyên để nhân viên tự thanh toán rồi cuối tháng hoặc cuối năm mới tập hợp hóa đơn, kế toán rất dễ mất chứng từ ngân hàng, quên mục đích khoản chi hoặc không xác định được ai đã thanh toán cho nhà cung cấp.
Cách tốt hơn là yêu cầu nhân viên hoàn thiện hồ sơ ngay sau khi giao dịch phát sinh, đồng thời ghi rõ mã hóa đơn hoặc nội dung chi phí trên đề nghị hoàn ứng để kế toán dễ đối chiếu.
✅ CHECKLIST CHO KẾ TOÁN
Trước khi hạch toán khoản nhân viên thanh toán hộ, hãy kiểm tra:
CÓ MỤC ĐÍCH KINH DOANH → CÓ CĂN CỨ ỦY QUYỀN → HÓA ĐƠN ĐÚNG → CÓ CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN THANH TOÁN → CÓ HỒ SƠ GIAO NHẬN/NGHIỆM THU → DOANH NGHIỆP HOÀN TRẢ ĐÚNG QUY ĐỊNH → HẠCH TOÁN ĐÚNG
👉 Điểm cần nhớ: Nhân viên thanh toán hộ không phải là vấn đề nếu doanh nghiệp tổ chức đúng quy trình. Rủi ro thường xuất hiện khi công ty chỉ giữ một tờ hóa đơn và một phiếu hoàn tiền, nhưng không chứng minh được ai được ủy quyền, tiền đã đi đâu và khoản chi thực tế phục vụ hoạt động gì của doanh nghiệp.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #DichVuKeKhaiThue #ThanhToanHo #TamUngHoanUng #ThanhToanKhongDungTienMat #ThueTNDN #ChiPhiDuocTru #KeToanThue #ThongTu20 #NghiDinh320 #QuyetToanThue #DoanhNghiep
đánh giá (0 đánh giá)
